In Deutschland gelten für elektronische Kassensysteme spezifische gesetzliche Anforderungen, um die Konformität mit den Finanzbehörden sicherzustellen.
Gesetzliche Anforderungen für Kassensysteme ab 2020
Seit 2020 müssen elektronische Kassensysteme folgende Anforderungen erfüllen:
Verwendung einer Technischen Sicherheitseinrichtung (TSE): Es ist verpflichtend, zertifizierte technische Sicherheitseinrichtungen zu nutzen.
Belegausgabepflicht: Für jeden Geschäftsvorfall muss ein Beleg erstellt und dem Kunden zur Verfügung gestellt werden.
Kassenmeldepflicht: Die Meldung des Kassensystems an die Finanzbehörden ist vorgeschrieben (Stand 2022 noch nicht umgesetzt).
Datenexport gemäß DSFinV-K: Die Kassensysteme müssen einen standardisierten digitalen Schnittstellen-Export ermöglichen.
Mindestanforderungen an Kassensysteme
Ein konformes Kassensystem sollte folgende technische Anforderungen erfüllen:
Unterstützung von TSE (Cloud- oder Hardware-Lösungen).
Druck von Signaturinformationen auf dem Beleg.
Datenexport im DSFinV-K-Standard.
Lückenlose und fortlaufende Aufzeichnung aller Geschäftsvorfälle.
Nachvollziehbare Speicherung von Stornierungen und Datenänderungen.
Fortlaufende Nummerierung und Speicherung von Tagesabschlüssen (Z-Bon).
Speicherung der Kassendaten für mindestens 10 Jahre.
Verfügbarkeit einer Programmier- oder Bedienungsdokumentation für das Kassensystem.
Verantwortlichkeiten der Unternehmen
Unternehmen sind verpflichtet, folgende Maßnahmen umzusetzen:
Anschaffung und Inbetriebnahme einer TSE.
Meldung des Kassensystems an das Finanzamt (Stand 2022 noch nicht erforderlich).
Einhaltung der Belegausgabepflicht.
Vollständige und korrekte Aufzeichnung aller Verkaufsprozesse.
Vollständige und korrekte Dokumentation von Stornierungen und Rückgaben.
Erstellung eines Tagesabschlusses (Z-Bon) am Ende jedes Arbeitstages.
Elektronische Speicherung der Kassendaten für mindestens 10 Jahre.
Schulung des Kassenpersonals im Umgang mit dem Kassensystem.
Kooperation mit den Behörden während einer Prüfung.
Die Einhaltung dieser Anforderungen ist entscheidend, um bei steuerlichen Prüfungen keine Probleme zu bekommen und den gesetzlichen Verpflichtungen nachzukommen.